Wie is verantwoordelijk?
Horeca Place B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor de webshop sibero.eu en de daarbij aangeboden service rond SIBERO-producten. Deze verklaring geldt voor bezoekers, particuliere klanten en contactpersonen van zakelijke klanten.
Horeca Place B.V.
Plompertstraat 38, 3087 BD Rotterdam, Nederland
KvK: 70041288 · Btw-nummer: NL858115840B01
E-mail: info@horecaplace.eu · Telefoon: +31 10 210 93 50
Welke gegevens gebruiken we?
Welke gegevens nodig zijn, hangt af van wat je bij ons doet. Denk aan je naam, e-mailadres, telefoonnummer, factuur- en afleveradres, bedrijfsnaam en, bij zakelijke bestellingen, je btw-nummer. Ook verwerken we bestelgegevens, betaalstatus, accountgegevens en berichten over advies, levering, retouren of garantie.
Bij websitegebruik kunnen technische gegevens zoals je IP-adres, browsertype en loggegevens worden verwerkt. Bij een review kan je gekozen naam met je beoordeling zichtbaar worden. Deel in berichten of reviews geen identiteitsbewijs, medische informatie of andere gevoelige gegevens die niet nodig zijn.
We ontvangen gegevens meestal van jou. Daarnaast kunnen een zakelijke opdrachtgever, betaal- of bezorgdienst en, bij een btw-controle, VIES gegevens aanleveren, zoals contactgegevens voor een levering, betaalstatus, afleverstatus of bedrijfsgegevens.
Waarom mogen we gegevens gebruiken?
Websitebezoek is geen algemene toestemming. Voor elk doel is een passende grondslag nodig.
| Doel | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Offerte, aankoop, betaling en bezorging | Contact-, adres-, bestel- en betaalgegevens | Voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst met jou. Voor contactpersonen van een bedrijf: ons gerechtvaardigd belang om de zakelijke bestelling af te handelen. |
| Account en klantenservice | Accountgegevens, vragen, bestel- en servicehistorie | Uitvoering van de overeenkomst; bij algemene vragen of zakelijke contactpersonen ons belang om bereikbaar te zijn en goede service te geven. |
| Boekhouding en fiscale controle | Facturen, betalingen en relevante btw-gegevens | Wettelijke verplichtingen. |
| Beveiliging en geschillen | Noodzakelijke technische gegevens, transacties en correspondentie | Gerechtvaardigd belang om misbruik te voorkomen, systemen te beschermen en juridische aanspraken te behandelen, afgewogen tegen jouw privacy. |
| Nieuwsbrief en aanbiedingen | Contactgegevens en aanmeldvoorkeuren | Toestemming, of de toegestane bestaande-klantuitzondering voor eigen soortgelijke producten met een afmeldmogelijkheid bij verkrijging en in elk bericht. Bij die uitzondering wegen we ons marketingbelang af tegen jouw belangen. |
| Tracking en gepersonaliseerde advertenties | Online identificatoren en gebruiksgegevens | Voorafgaande toestemming, als deze toepassingen worden ingezet. |
Verplichte velden zijn nodig om je bestelling of verzoek te behandelen. Zonder bijvoorbeeld een afleveradres kunnen we niet bezorgen. Optionele informatie mag je weglaten. Voor marketing geven of intrekken van toestemming heeft geen invloed op een aankoop.
Zakelijke aankopen en VIES
Bij zakelijke EU-bestellingen kan je btw-nummer via het Europese VIES-systeem worden gecontroleerd. Daarbij gaat het om de landcode en het btw-nummer. De controle kan een geldigheidsstatus, bedrijfsnaam, adres en controledatum opleveren. Een btw-nummer of bedrijfsadres kan bij een eenmanszaak ook een persoonsgegeven zijn.
Deze gegevens zijn bedoeld voor de fiscale beoordeling en onderbouwing van de bestelling. Een geldige VIES-uitkomst alleen is niet genoeg voor 0% btw: ook de levering en overige fiscale voorwaarden tellen mee. Is een uitkomst onjuist of lukt de controle niet? Neem contact op voor beoordeling. De VIES-koppeling in het nieuwe ontwerp moet vóór ingebruikname worden bevestigd.
Met wie delen we gegevens?
Alleen waar dat nodig is voor de betreffende dienstverlening kunnen gegevens worden gedeeld met aanbieders van webshopsoftware en hosting, betaalverwerking, vervoer en bezorging, e-mail en klantenservice, administratie en technisch onderhoud. De relevante gegevens kunnen ook naar adviseurs of bevoegde instanties gaan als daarvoor een wettelijke grond of noodzaak bestaat. Wij verkopen of verhuren je persoonsgegevens niet.
Partijen die uitsluitend in onze opdracht verwerken, moeten verwerkersafspraken krijgen. Partijen die zelf doelen bepalen, zoals bepaalde betaaldiensten, zijn voor hun eigen verwerking verantwoordelijk. De actuele leveranciers, hun rollen en eventuele eigen privacyverklaringen moeten vóór publicatie worden bevestigd.
WhatsApp, e-mail en externe links
Je kiest zelf of je ons belt, mailt of via WhatsApp benadert. Bij WhatsApp worden je telefoonnummer, profielinformatie en berichten ook verwerkt via WhatsApp. Voor die dienst gelden de eigen privacyvoorwaarden. Je kunt altijd voor e-mail of telefoon kiezen.
Het berichtformulier in dit ontwerp opent je eigen e-mailprogramma; het verstuurt niet zelfstandig een bericht. Pas als je de e-mail verzendt, ontvangen wij deze. Klik je op een externe link, bijvoorbeeld naar Google Maps of Google-reviews, dan verwerk(t/en) de aanbieder(s) gegevens volgens hun eigen beleid. Voor onze eigen verwerking blijven wij verantwoordelijk.
Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel. De volgende termijnen of criteria gelden als uitgangspunt voor deze conceptverklaring:
- Fiscale administratie: in beginsel 7 jaar; voor gegevens die onder de OSS-regelingen vallen 10 jaar. Het wettelijke aanvangsmoment hangt af van het soort administratie.
- Bestellingen, service en claims: zolang nodig voor de uitvoering, wettelijke of afgesproken garantie en de behandeling van een concreet geschil; daarna verwijderen of anonimiseren, behalve wat onder een bewaarplicht valt.
- Contactvragen en offertes: tot de vraag of offerte is afgehandeld en eventuele noodzakelijke opvolging is afgerond. Komt er een bestelling uit voort, dan geldt voor de betreffende gegevens het bestel- of fiscale doel.
- Accounts: zolang het account wordt gebruikt; na beëindiging blijven alleen gegevens bewaard met een afzonderlijk noodzakelijk doel, zoals facturen.
- Marketing: tot je je afmeldt of de toestemming vervalt. Een beperkte registratie van je afmelding kan nodig blijven om je keuze te respecteren.
- Technische gegevens en cookies: afhankelijk van het beveiligingsdoel of de levensduur van de betreffende cookie. De concrete termijnen moeten in het bewaarschema en cookieoverzicht worden ingevuld.
Een wettelijke bewaarplicht kan betekenen dat we niet direct alle gegevens mogen wissen. De nog ontbrekende operationele termijnen en verwijderroutines staan in de controlepunten bij dit concept.
Gegevens buiten de EER
Een overdracht buiten Nederland is niet automatisch een overdracht buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Als een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt of daar toegankelijk maakt, moet een geldige AVG-doorgiftegrond bestaan, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen zoals Europese modelcontracten met aanvullende maatregelen waar nodig.
Voor de definitieve verklaring moeten de feitelijke ontvangers, landen en waarborgen worden vastgesteld. Je kunt via ons contactadres informatie vragen over de toepasselijke waarborgen en hoe je daarvan een kopie krijgt. Er wordt in dit concept niet aangenomen dat alle gegevens uitsluitend in de EU blijven.
Beveiliging en geautomatiseerde verwerking
Passende technische en organisatorische maatregelen moeten gegevens beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies en misbruik. Denk aan beperkte toegang, beveiligde verbindingen en beheer van accounts en systemen. Welke maatregelen daadwerkelijk zijn ingericht, wordt vóór publicatie gecontroleerd. Geen enkel systeem is volledig risicoloos.
Van uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen is op basis van de beschikbare informatie niet vastgesteld dat ze worden gebruikt. Eventuele betaal-, fraude-, krediet- of profielsystemen moeten nog worden geïnventariseerd. Als zulke beslissingen worden gebruikt, hoort aanvullende uitleg over de werking, gevolgen en je rechten in deze verklaring.
Jouw privacyrechten
Je kunt ons vragen om inzage en een kopie van je gegevens, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking. Waar de AVG dit recht geeft, kun je gegevens ook in een overdraagbaar formaat ontvangen. Bij verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken vanwege jouw situatie. Tegen direct marketing mag je altijd bezwaar maken.
Toestemming kun je intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking verandert. Niet elk verzoek kan volledig worden uitgevoerd, bijvoorbeeld als een wettelijke bewaarplicht geldt. In dat geval leggen we uit waarom.
Mail je verzoek naar info@horecaplace.eu met het onderwerp ‘Privacyverzoek’. We reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan dit maximaal twee maanden langer duren; dat melden we binnen de eerste maand, met de reden. Verzoeken zijn in beginsel kosteloos.
Bij redelijke twijfel over je identiteit kunnen we noodzakelijke aanvullende informatie vragen. Stuur niet uit eigen beweging een kopie van je identiteitsbewijs. Ben je niet tevreden? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, of bij de toezichthouder in het EU-land waar je woont, werkt of waar de mogelijke overtreding plaatsvond.
Wijzigingen en contact
Als onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert, passen we deze verklaring aan. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je waar dat nodig is. Een nieuwe versie geeft ons niet automatisch toestemming om gegevens voor andere doelen te gebruiken.
Vragen? Neem contact op met onze klantenservice of mail naar info@horecaplace.eu.